Kemunculan gangguan bisnis yang mempengaruhi perusahaan perlu ditangani secara sigap untuk menghindari kerugian finansial. Respon tersebut sangat diperlukan untuk memastikan kelangsungan bisnis di masa depan. Namun, seluruh elemen bisnis perlu dievaluasi dan dilindungi terlebih dahulu dengan rencana yang berkesinambungan.
Membangun rencana bisnis berkesinambungan (business continuity plan) yang tepat harus dimulai dengan memahami dampak risiko terhadap bisnis kemudian dilanjutkan dengan membuat kebijakan sebagai respon atas dampak tersebut. Garis besar pelaksanaan dibuat untuk melindungi perusahaan dari berbagai gangguan, menjaga produktivitas perusahaan serta menyediakan opsi pemulihan jika terjadi risiko.
Implementasi rencana yang matang dibutuhkan untuk menjaga kelangsungan bisnis, terlepas dari besar kecilnya perusahaan, sehingga gangguan bisnis bisa diminimalkan. Rencana bisnis berkesinambungan harus mengidentifikasi semua kemungkinan ancaman (misalnya kebakaran) dan kemungkinan serangan rekayasa sosial. Dengan begitu, perusahaan dapat merencanakan langkah antisipasi yang dapat dilakukan karyawan untuk mengembalikan perusahaan ke jalur yang tepat. Rencana tersebut juga harus menyertakan strategi yang akan diterapkan untuk semua prosedur manajemen darurat yang dibutuhkan, sehingga langkah antisipatif yang diambil dapat membantu mencegah kepanikan dan ketidakpastian jika terjadi masalah dengan menciptakan tanggapan yang efektif.
Agar perusahaan dapat menerapkan rencana bisnis berkesinambungan secara efektif untuk mengantisipasi ancaman yang bervariasi, maka perusahaan perlu menjalankan beberapa langkah berikut ini:
Risk Assessment (Penilaian Risiko)
Berdasarkan survei Disaster Recovery Journal, sekitar 75% perusahaan yang telah membuat dan menerapkan rencana bisnis berkesinambungan menyatakan bahwa pelajaran utama yang didapatkan dari rutinitas tersebut adalah kesempatan melatih karyawan dari berbagai divisi. Pelatihan yang tepat membuat karyawan mampu menilai risiko secara efektif. Tahap penilaian risiko meliputi evaluasi total risiko dan eksposur perusahaan yang kemudian dilanjutkan dengan penilaian dampak semua risiko berupa gangguan bisnis. Selanjutnya, karyawan menentukan skenario yang berpeluang besar menjadi ancaman. Kemudian, perusahaan menilai semua opsi pemulihan dan memprioritaskan temuan itu untuk membuat strategi yang tepat.
Business Impact Analysis (Analisis Dampak Bisnis)
Faktanya, 56% perusahaan pada survei Disaster Recovery Journal tidak memiliki program yang tepat untuk membantu menilai kesiapan keberlangsungan bisnis jika dikaitkan dengan pihak ketiga. Hal inilah yang membuat analisis dampak bisnis menjadi penting. Dalam fase ini, semua informasi yang berkaitan dengan asumsi pemulihan mulai dikumpulkan. mencakup Tujuan Titik Pemulihan (Recovery Point Objectives atau RPO) dan Sasaran Waktu Pemulihan (Recovery Time Objective atau RTO). Ada pula informasi tentang proses penting bisnis, alur kerja, dan aplikasi pendukung lainnya yang digunakan dalam tahapan produksi. Semua aspek yang saling berkaitan akan diteliti dan semua informasi tentang staf akan dikumpulkan secara cermat.
Business Continuity Plan Development (Pengembangan Rencana Bisnis Berkesinambungan)
Rencana kesinambungan bisnis mencakup penandatanganan semua informasi yang dikumpulkan dalam analisis dampak bisnis, kemudian menggabungkan informasi yang dikumpulkan dengan penilaian risiko. Langkah ini dilakukan untuk membuat rencana yang dapat ditindaklanjuti demi mendukung kelangsungan bisnis. Rencana tersebut harus mengembangkan tingkat departemen, tingkat divisi, dan tingkat lokasi, serta harus ditinjau oleh pemangku kepentingan utama (stakeholder).
Strategy and Plan Development (Pengembangan Strategi dan Rencana)
Waktu pemulihan perlu divalidasi sesuai dengan rencana bisnis berkesinambungan untuk memastikan bahwa waktu tersebut selaras dengan tujuan analisis dampak bisnis. Rencana ini harus dapat diakses oleh semua staf dengan mudah, terutama bagian gangguan bisnis. Rencana yang sudah selesai dibuat perlu ditinjau oleh eksekutif atau tim manajemen.
Jika pembuatan rencana telah rampung, satu-satunya cara untuk memastikan rencana tersebut berjalan mulus adalah peninjauan rutin yang dilakukan karyawan. Untuk memastikan keberhasilannya, semua karyawan perlu dilatih dengan baik melalui praktik dan proses rencana bisnis berkesinambungan.
