- Menjamin pelapor untuk menyuarakan fakta secara aman tanpa gangguan dari pihak mana pun.
- Mencegah pelapor mengangkat kasus ke publik karena hal tersebut dapat berakibat fatal bagi citra organisasi.
- Membangun loyalitas karyawan karena karyawan merasa suaranya dihargai oleh organisasi.
- Menciptakan efek word of mouth yang membuat karyawan lain tak ragu membuat laporan saat menemukan pelanggaran.
- Mendukung persaingan sehat antar karyawan dengan mengandalkan bakat dan kemampuan kerja.
- Menjadi persyaratan hukum yang wajib dijalankan organisasi.
Sistem whistleblowing di organisasi penting untuk memfasilitasi pelaporan pelanggaran yang terjadi. Antisipasi terhadap pelanggaran tersebut adalah bentuk mitigasi risiko untuk menghindarkan hal-hal yang lebih buruk bagi organisasi.
Ada beberapa sistem pelaporan efektif yang bisa dipilih organisasi, misalnya saluran hotline, pelaporan via web, dan saluran bantuan (helpline). Intinya, sistem whistleblowing harus mampu membidik masalah secara efektif dengan dukungan kebijakan yang jelas, proses investasi yang kuat, dan komitmen pimpinan senior yang menjunjung tinggi standar etika organisasi.
Bagaimana Cara Berkomunikasi dengan Pelapor Whistleblowing?
Komunikasi antara pelapor dan pengelola whistleblowing menjadi elemen penting untuk mengungkap pelanggaran di organisasi. Oleh sebab itu, pihak yang bertanggung jawab terhadap sistem whistleblowing harus melakukan hal-hal ini saat berkomunikasi dengan pelapor:
1. Berempati dan Berorientasi kepada Si Pelapor
Pihak pelapor whistleblowing (yang disebut whistleblower) kemungkinan besar merasa resah karena takut laporannya tidak ditanggapi. Jadi, pengelola whistleblowing harus menunjukkan empati dan berperan aktif saat berkomunikasi dengan pelapor sebagai tanda bahwa laporannya ditanggapi secara serius.
2. Menjelaskan tentang Hal-Hal yang Boleh atau Tak Boleh Dilakukan Pelapor
Laporan pelanggaran tak boleh mengurangi profesionalitas si pelapor. Pihak pengelola whistleblowing wajib menjelaskan tentang hal-hal yang boleh atau tak boleh dilakukan pelapor dalam proses pengurusan laporan. Hal sederhana ini penting untuk menjaga data pelapor sekaligus memperlancar aktivitas investigasi pelanggaran.
3. Melindungi Kerahasiaan Data Pribadi
Pengelola whistleblowing juga wajib menjaga kerahasiaan data pribadi pelapor untuk memproteksi si pelapor dari tindakan pembalasan. Selain itu, pelapor juga harus diingatkan untuk menjaga kerahasiaan laporannya supaya tidak terjadi kebocoran info yang menghambat proses investigasi.
4. Memberikan Info Terbaru
Para pelapor yang tidak mendapatkan info terbaru dari sistem whistleblowing biasanya merasa cemas dan ragu terhadap tindak lanjut yang dilakukan organisasi. Jadi, alangkah lebih baik bila sistem whistleblowing rutin memberi info terbaru mengenai laporan sebagai tanda bahwa laporan tersebut sedang diproses.
5. Memberi Informasi tentang Kontak Penyidik
Jika memungkinkan, pihak pengelola whistleblowing juga bisa memberikan info kontak penyidik kepada pihak pelapor. Dengan begitu, pihak pelapor percaya bahwa laporannya ditangani secara profesional oleh pihak tertentu di dalam organisasi.
6. Interaksi Intensif antara Tim Whistleblowing dan Pelapor
Investasi mengenai laporan pelanggaran tentu membutuhkan kontribusi dari pelapor. Oleh sebab itu, interaksi antara tim whistleblowing dan pelapor harus dilakukan secara intensif untuk meminimalkan bias informasi. Laporan pelanggaran pun diharapkan bisa diselesaikan sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan.
7. Mendokumentasikan Semua Interaksi dengan Pelapor
Dokumentasi tentang interaksi antara pelapor dan pengelola whistleblowing sangat bermanfaat bagi organisasi. Karena dokumentasi tersebut berfungsi sebagai jejak audit yang menjelaskan penyelesaian suatu pelanggaran. Validitas pernyataan pelapor juga bisa dipertanggungjawabkan kalau whistleblowing dilengkapi dokumentasi yang sistematis dan detail.
Manfaat Respon dari Pihak Pengelola Whistleblowing kepada Pelapor
Respon atau feedback yang diberikan pengelola whistleblowing kepada pelapor dapat mendatangkan beberapa manfaat, yaitu:
