Urusan tata kelola IT kerap menjadi pekerjaan rumah yang besar bagi perusahaan. Biasanya perusahaan kecil dan menengah dapat mengelola aplikasi dan software secara efektif. Namun, seiring berjalannya waktu, perusahaan kecil dan menengah akan berkembang dan memiliki banyak divisi. Perkembangan tersebut diiringi dengan kemunculan individu yang memperkenalkan program manajemen proyek baru yang bermanfaat mempermudah proses bisnis.
Lantas, bagaimana tata kelola IT yang harus dilakukan Chief Information Officer (CIO) dan tim IT profesional di perusahaan?
Penggunaan layanan penyedia data berbasis web seperti Slack atau Dropbox bukanlah ancaman bagi tata kelola dan keamanan IT perusahaan, karena reputasi layanan tersebut terbilang positif. Sebaliknya, perusahaan rentan mengalami masalah besar jika ada individu atau divisi tertentu yang menggunakan software tak resmi. Hal tersebut dapat terjadi karena tim IT tidak mengetahui celah perusahaan yang membutuhkan software sejak tahap awal.
Berikut ini adalah ulasan tentang tiga penyebab desentralisasi tata kelola IT dapat mengganggu perusahaan serta cara efektif untuk memperbaikinya:
Divisi IT Tidak Punya Sumber Daya Memadai untuk Mengelola Permintaan Software
Bukan rahasia lagi bila divisi IT perusahaan sering direpotkan dengan berbagai macam permintaan tanpa diimbangi sumber daya memadai, termasuk waktu dan tenaga. Survei terbaru menyatakan bahwa hanya 12% departemen IT yang mampu menindaklanjuti permintaan teknologi baru yang diajukan karyawan.
Jadi, alangkah lebih baik bila perusahaan berupaya memfasilitasi karyawan dengan software canggih untuk menyelesaikan pekerjaan sejak hari pertama. Sama seperti Sumber Daya Manusia (SDM), software juga memiliki kemampuan adaptasi. Perangkat serbaguna otomatis bisa digunakan untuk menyederhanakan alur kerja dan mewujudkan otomatisasi proses, serta berperan sebagai batas pengaman yang dipasang tim IT. Penerapan teknologi terbaru di perusahaan dapat membantu mengurangi jam kerja dan jumlah kesalahan SDM (human error) yang sering terjadi dalam proses manual.
Karyawan Apatis terhadap Solusi Software yang Lebih Baik
Orang yang paling dekat dengan masalah merupakan pihak yang paling mampu menemukan solusi untuk masalah tersebut. Karyawan dan pengguna lini bisnis adalah pihak yang berhubungan langsung dengan masalah software di organisasi. Keterkaitan tersebut bahkan lebih dekat daripada CIO atau tim IT. Para karyawan paling memahami letak kesenjangan atau permasalahan dalam alur kerja dan proses. Itulah sebabnya CIO dan tim IT patut menyediakan aplikasi cloud yang cepat dan efisien sebagai solusi terbaik bagi para karyawan baris depan.
Penyediaan software yang memadai akan meringankan beban tim IT dalam memenuhi permintaan software berkualitas di perusahaan. Selain itu, hal tersebut juga dapat meningkatkan antusiasme karyawan dalam bekerja dan memenuhi tanggung jawab di perusahaan. Software berkualitas juga dapat meminimalkan risiko penyalahgunaan sistem di kalangan karyawan.
Duplikasi Sistem Menyebabkan Pemborosan Biaya yang Tidak Penting
Salah satu contoh akibat desentralisasi tata kelola IT yang merugikan perusahaan adalah divisi penjualan dan divisi pemasaran mengeluarkan anggaran masing-masing untuk kebutuhan software. Meskipun terdengar janggal, sebenarnya masalah tersebut kerap terjadi di sejumlah perusahaan. Data statistik menunjukkan bahwa rata-rata perusahaan menggunakan lebih dari 1.000 poin solusi untuk mengatasi berbagai masalah internal. CIO dan jajaran petinggi perusahaan lainnya harus melakukan audit komprehensif minimal satu tahun sekali untuk meminimalkan biaya, sehingga proses operasional perusahaan berlangsung secara efisien.
Perusahaan membutuhkan rencana yang lebih baik untuk pindah ke sistem cloud. Sayangnya, pemimpin perusahaan seringkali terlalu fokus pada transformasi digital skala besar dan mengabaikan alur kerja yang tidak diatur secara baik. Tim IT harus giat mengupayakan sistem sederhana yang berjalan efisien sesuai kebutuhan perusahaan.
Saat ini, dunia kerja sedang gencar mengadopsi model kerja hybrid (jarak jauh). Hal tersebut membuat setengah dari SDM perusahaan harus bekerja jarak jauh, sehingga tim IT patut menemukan solusi software terbaik untuk mendukung kinerja SDM. Sinergi yang baik antara tim IT dan seluruh divisi perusahaan merupakan kunci utama untuk memastikan seluruh SDM bisa bekerja secara maksimal tanpa mengorbankan biaya, waktu, dan keamanan perusahaan.
Kesimpulannya, perusahaan patut cermat menerapkan sistem tata kelola IT yang tepat. Karena kini IT menjadi elemen penting yang mendukung kesuksesan perusahaan di tengah kompetisi pasar yang ketat.
