Tujuan utama mengintegrasikan manajemen risiko dan perencanaan anggaran adalah untuk memahami asumsi yang mendasari perencanaan anggaran Anda. Bagaimana cara untuk mengintegrasikan kedua bidang ini? Simak lebih lanjut di artikel ini.
1. Temukan mata anggaran utama di perusahaan Anda, serta karyawan yang berkontribusi pada mata anggaran tersebut
Sekilas, Anda mungkin beranggapan bahwa menilai risiko dari keseluruhan anggaran adalah yang menakutkan. Namun, tahukah Anda bahwa cara terbaik untuk menentukan kadar risiko dari setiap proses baru adalah dengan memecahnya menjadi beberapa bagian dan menangani bagian dengan potensi dampak tertinggi?
Untungnya, Anda tidak perlu memecah lagi mata anggaran sendiri sehingga Anda hanya perlu menggunakan penilaian risiko untuk menentukan item mana yang paling penting.
Penilaian risiko dengan kriteria penilaian umum akan membantu Anda membandingkan dan memprioritaskan item berdasarkan dampaknya akan kinerja perusahaan.
Kemudian, temukan alasan di balik setiap item anggaran. Siapa yang memperhitungkan anggaran ini? Bagaimana proses perhitungannya? Siapa yang bertanggung jawab agar target perusahaan tercapai tanpa melampaui anggaran? Apakah anggaran ini dihitung berdasarkan kinerja historis, atau berdasarkan undang-undang, peraturan, atau perubahan operasional yang baru?
Namun, Anda mungkin tetap menemukan jalan buntu dan tidak dapat menemukan asumsi yang mendasari anggaran tertentu. Jika hal itu terjadi, satu-satunya cara untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan adalah dengan melibatkan personel kunci yang terkait dengan setiap perkiraan. Untungnya, pendekatan manajemen risiko perusahaan dapat diterapkan di seluruh tubuh perusahaan, dan dapat membantu Anda menjembatani kesenjangan antar departemen untuk mendapatkan data yang akurat.
2. Minta personel kunci untuk memberikan insight tentang item anggaran terpenting
Untuk mengilustrasikan poin ini, anggaplah kita memiliki dua anggaran yang berbeda: Salah satunya berkaitan dengan perluasan produk atau layanan yang telah disediakan perusahaan Anda selama 20 tahun terakhir, sementara anggaran lainnya berkaitan dengan produk baru untuk segmen pelanggan yang telah dilayani oleh perusahaan Anda.
Mata anggaran untuk produk atau layanan berusia 20 tahun mungkin dirancang berdasarkan angka-angka historis, tetapi bisa jadi belum memperhitungkan aspek-aspek penting terkait ekspansi yang bisa jadi cukup rumit untuk dihitung. Sementara itu, mata anggaran untuk produk baru bisa jadi dihitung dengan asumsi yang sama sekali baru.
Di sini, Anda harus mencari tahu apakah semua risiko telah diidentifikasi, dan seberapa yakin tim Anda terhadap asumsi yang telah mereka buat.
Salah satu cara terbaik untuk mendapatkan wawasan ini adalah dengan meminta karyawan yang merancang anggaran untuk melakukan penilaian risiko yang pada akhirnya menjawab pertanyaan seperti ini:
- Apa saja potensi risiko yang bisa mengganggu keakuratan estimasi ini?
- Apa kemungkinan risiko-risiko ini terwujud?
- Apa dampaknya terhadap perusahaan jika risiko-risiko ini terwujud?
3. Libatkan pakar industri untuk menjawab pertanyaan mengenai mata anggaran yang meragukan
Informasi adalah suatu hal yang sangat berharga dalam proses perencanaan anggaran. Untuk menunjukkan pentingnya informasi ini, mari kita gunakan contoh lain. Mata anggaran utama dalam anggaran setiap perusahaan adalah pajak. Umumnya, mata anggaran ini juga akan dianggap meragukan karena RUU pajak baru saja diubah secara drastis.
Amandemen RUU pajak yang baru diterapkan ini mencakup banyak hal kompleks dan pada saat ini, tidak terlalu dipahami dengan baik, meskipun inti dari RUU ini adalah bahwa perusahaan akan mendapatkan potongan pajak yang besar. Namun, apakah asumsi tersebut aman? Setiap perusahaan perlu memahami bagaimana RUU pajak akan mempengaruhi anggaran masing-masing.
Bagaimana cara kita mengatasinya? Temukan informasi dari pakar industri, baik internal maupun eksternal. Tentukan pertanyaan-pertanyaan yang perlu Anda jawab untuk menghilangkan keraguan dan carilah pakar yang dapat menjawab keraguan tersebut.
4. Kurangi risiko dalam penganggaran Anda
Setelah Anda mengumpulkan semua informasi yang diperlukan mengenai mata anggaran penting pada keseluruhan anggaran, menilai risiko dari mata anggaran tersebut, dan merasa percaya diri akan perkiraan Anda, Anda dapat meningkatkan kualitas anggaran perusahaan secara drastis dengan merencanakan kegiatan mitigasi untuk setiap risiko yang diidentifikasi.
Misalnya, jika suatu mata anggaran memiliki skor risiko tinggi, Anda dapat menangkal potensi kejatuhan. Anda juga dapat memiliki rencana kontingensi jauh sebelum peristiwa risiko terjadi.
Bahkan, setelah melakukan asesmen risiko, Anda dapat menyesuaikan kembali keseluruhan anggaran dengan memperhitungkan rasio risiko dan hasil yang baru saja Anda temukan. Langkah ini sangat penting dilakukan untuk mengatasi mata anggaran yang meragukan.
Secara keseluruhan, menilai dan mendokumentasikan risiko dalam penganggaran akan membuat setiap personil yang terlibat merasa nyaman. Ingatlah bahwa di akhir tahun anggaran, tidak ada personil yang ingin merasa terpojok saat harus menjelaskan mengapa perkiraannya melenceng.
5. Pantau risiko dan efektivitas kontrol secara terus-menerus
Setelah Anda melakukan langkah 1 sampai 4, teruslah melangkah. Anggaran perusahaan adalah dokumen yang hidup. Artinya, anggaran akan selalu dipengaruhi oleh perubahan dalam perusahaan, fluktuasi pasar, atau bahkan bencana alam.
Untuk memastikan penganggaran Anda tepat sasaran, Anda perlu menerapkan sistem untuk melihat perubahan pada risiko yang telah Anda identifikasi, dan untuk mengumpulkan metrik untuk membuktikan efektivitas kontrol yang telah Anda terapkan.
Mengintegrasikan manajemen risiko dengan perencanaan anggaran memiliki banyak manfaat. Bertindak berdasarkan 5 langkah ini akan membantu Anda memantapkan perkiraan yang lebih akurat, lebih gesit dan responsif terhadap perubahan di bulan-bulan mendatang, dan meningkatkan kualitas hubungan profesional dengan manajer dan rekan kerja Anda. Dengan demikian, Anda akan dapat memastikan pengalaman yang menyenangkan pada waktu peninjauan kinerja!
