Bencana apapun bisa terjadi kapanpun di tempat kerja. Mulai dari gempa bumi, kebakaran besar, tsunami, kejatuhan pesawat terbang yang kehilangan kontrol, dan sebagainya. Sekiranya, itu semua hanya skenario imajinatif. Namun, tidak ada yang pernah dapat menebak masa depan, meskipun hanya 1 menit kemudian. Semuanya menjadi mungkin, dalam kuasa Sang Pencipta.
Ketika skenario terburuk sekalipun harus terjadi, pertanyaannya ialah, apakah perusahaan-perusahaan sudah siap? Sudahkah perusahaan tersebut mem-backup data penting, menyelamatkan asset berharga dan menyimpan informasi bernilai tinggi? Membuat daftar inventaris, mungkin terdengar sepele dan kurang penting. Namun, langkah kecil ini dapat membantu perusahaan untuk mengingat kembali asset-asset yang ada di dalam kantor. Sehingga, perusahaan dengan jaminan asuransi dapat mengklaimnya secara lengkap dan komprehensif.
Ada beberapa cara untuk membuat daftar inventaris yang baik dan benar, yakni sebagai berikut:
1. Buatlah dua rangkap daftar inventaris
Dengan mempunyai dua rangkap dokumen, perusahaan dapat berjaga-jaga bila kehilangan salah satunya. 1 rangkap diletakkan di kantor, dan lainnya di luar kantor. Menyimpan di USB atau hard disk pun ide yang baik, untuk mempermudah perpindahan dan perlindungan dari bencana alam.
2. Memperbaharui daftar inventaris
Inventaris perusahaan akan terus berubah, sebagaimana dokumen yang ‘hidup’. Oleh karena itu, pembaharuan harus terus dijaga dalam periode yang telah ditentukan.
3. Dokumentasi dan Bukti
Keberadaan foto asset dapat memperkuat posisi perusahaan ketika mengklaim benda-benda tersebut.
4. Kategorisasi
Mengelompokkan data berdasarkan kategorinya akan sangat membantu perusahaan. Misalnya, benda dapat dibagi menjadi perabotan kantor dan aksesorisnya (cth: meja, kursi, buku, lampu, kabinet, tempat sampah), peralatan elektronik (mesin faks, mesin fotokopi, printer, telepon kabel, sound system), kertas dan dokumen, persediaan ritel (bila perusahaan bergerak dalam bisnis ritel), dan ATK.
Membuat daftar inventaris kantor tidak akan memakan waktu banyak, bila perusahaan dapat menempatkan orang yang tepat serta bergerak dengan teknologi dan perangkat yang sesuai. Ketika daftar inventaris telah selesai, perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan valuasi asset dan klaim asuransi.
