Gangguan bisnis yang memengaruhi organisasi harus disikapi secara cepat untuk meminimalkan kerugian finansial. Respons yang ditunjukkan organisasi sangat memengaruhi kelangsungan bisnis pada masa depan. Oleh sebab itu, implementasi rencana kelangsungan bisnis (Business Continuity Plan) wajib dilakukan untuk mendukung proses evaluasi dan melindungi bisnis.
Cara menyusun rencana kelangsungan bisnis harus diawali dengan pemahaman tentang dampak masalah terhadap bisnis dan dilanjutkan dengan pembuatan kebijakan untuk merespon masalah tersebut. Langkah praktis tersebut dapat melindungi stabilitas organisasi dari berbagai gangguan, menjaga produktivitas, serta menyiapkan opsi pemulihan sebagai antisipasi masalah.
Perencanaan kelangsungan bisnis yang matang dibutuhkan oleh setiap organisasi dari berbagai sektor dan skala. Rencana ini harus mampu mengidentifikasi semua risiko, termasuk bencana alam (gempa bumi atau banjir) maupun serangan rekayasa sosial (social engineering). Kemampuan tersebut membuat organisasi dapat mengarahkan karyawan secara efektif sambil mengembalikan organisasi ke jalur yang semestinya. Jadi, seluruh prosedur manajemen darurat membutuhkan strategi khusus untuk mencegah kepanikan dalam kasus yang dipenuhi ketidakpastian. Persiapan tersebut membuat organisasi dapat menciptakan tanggapan yang efektif saat menghadapi masalah.
Langkah-Langkah Utama dalam Menerapkan Rencana Kelangsungan Bisnis
Organisasi wajib membuat rencana kelangsungan bisnis yang efektif untuk mengantisipasi berbagai ancaman dengan mengikuti beberapa langkah utama berikut ini:
- Risk Assessment (Penilaian Risiko)
Survei tentang penerapan BCM menyatakan bahwa sebanyak 75% organisasi telah membuat dan menerapkan rencana kelangsungan bisnis karena merasa proses pelatihan bagi karyawannya belum memadai. Pelatihan yang tepat secara intensif membuat karyawan dapat mengidentifikasi risiko secara efektif.
Tahapan penilaian risiko mencakup evaluasi total risiko dan eksposur organisasi dan dilanjutkan dengan menilai dampak dari setiap risiko yang berujung pada gangguan bisnis. Kemudian, karyawan wajib menentukan skenario risiko yang paling mungkin menjadi ancaman. Selanjutnya, organisasi patut menilai semua opsi pemulihan lalu memprioritaskan pilihan terbaik untuk membuat solusi permasalahan yang tepat.
- Business Impact Analysis (Analisis Dampak Bisnis)
Fakta tentang implementasi BCM juga mengungkapkan bahwa 50% organisasi tidak memiliki program yang tepat untuk menilai kesiapan kelangsungan bisnis. Oleh karena itu, analisis dampak bisnis wajib dilakukan sebelum menerapkan BCM di organisasi. Pada fase ini, semua informasi yang berkaitan dengan pemulihan meliputi Recovery Point Objectives (RPO) dan Recovery Time Objectives (RTO) wajib dikumpulkan.
Informasi lainnya tentang alur kerja dan aplikasi pendukung bisnis juga turut digunakan untuk mendukung proses produksi. Semua aspek yang saling bergantung akan diteliti dan informasi kritis terus dihimpun selama analisis dampak bisnis berlangsung.
- Business Continuity Plan Development (Pengembangan Rencana Kelangsungan Bisnis)
Pengembangan rencana kelangsungan bisnis dilakukan berdasarkan informasi yang telah terkumpul beserta seluruh penilaian risikonya. Proses perencanaan harus mempertimbangkan kepentingan pada setiap tingkat divisi maupun departemen organisasi. Kemudian, rencana kelangsungan bisnis juga patut ditinjau oleh para pemangku kepentingan utama (stakeholders).
- Strategy and Plan Development (Pengembangan Strategi dan Rencana)
Keseluruhan waktu pemulihan harus divalidasi sesuai rencana kelangsungan bisnis untuk memastikan bahwa pemulihan tersebut selaras dengan tujuan analisis dampak bisnis. Rencana kelangsungan bisnis harus dapat diakses secara mudah oleh semua karyawan, khususnya saat terjadi gangguan bisnis. Kemudian, strategi dan rencana yang sudah selesai dibuat harus ditinjau kembali oleh eksekutif atau tim manajemen.
Perencanaan implementasi BCM memang harus melalui tahapan yang panjang sehingga menyita waktu. Namun, hasilnya tentu sebanding jika diterapkan secara konsisten dan disertai perbaikan berkesinambungan seiring berjalannya waktu.
