Pengambilan keputusan sederhana maupun kompleks untuk menghindari berbagai risiko merupakan salah satu elemen penting yang mendukung kelancaran bisnis. Setiap keputusan yang dipilih tentu berdampak terhadap keberhasilan organisasi dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Kini, era digital membutuhkan dukungan teknologi untuk mendukung operasi dan kegiatan bisnis. Karena pemanfaatan teknologi menyediakan sejumlah informasi bagi pengambil keputusan, membantu mempercepat proses, dan meningkatkan efisiensi bisnis.
Selain itu, teknologi memungkinkan kepala departemen berkolaborasi lebih baik dengan tim mereka untuk mengeksekusi keputusan. Bahkan, kepala departemen juga dapat memberikan pemahaman baru kepada karyawan tentang pelaksanaan tugas yang menguntungkan organisasi. Kehadiran teknologi tak dapat dipisahkan lagi dari manajemen risiko karena seluruh prosesnya membutuhkan data. Itulah sebabnya teknologi informasi penting untuk memfasilitasi otomatisasi proses mulai dari identifikasi risiko hingga pemantauan.
Apa Saja Komponen Teknologi yang Mendukung Pengambilan Keputusan?
Penggunaan teknologi dapat mendukung pengambilan keputusan dengan berbagai cara dan memungkinkan para pemimpin membuat keputusan strategi dan operasional secara lebih baik. Beberapa komponen teknologi yang penting untuk mendukung pengambilan keputusan adalah sebagai berikut:
- Pengumpulan Informasi (Information Gathering)
Orang yang ditugaskan untuk membuat keputusan bisnis membutuhkan akses informasi memadai untuk menyiapkan keputusan tersebut. Data-data krusial untuk mengambil keputusan dapat diperoleh dari catatan pelanggan, catatan keuangan, tren pasar, profil kompetitor, dan detail organisasi lainnya. Untuk mengakses data dalam jumlah besar, organisasi dapat menggunakan sistem manajemen data yang andal sehingga penyimpanan informasi di lokasi pusat dapat diakses melalui jaringan yang aman.
- Pengumpulan Data (Data Collection)
Teknologi dapat mempercepat pengumpulan data untuk membantu pemimpin perusahaan membuat keputusan secara lebih sigap dan lebih efisien. Pemanfaatkan tautan jaringan antara konsumen dan database pusat membuat perusahaan dapat mengumpulkan data terkini tentang penjualan kemudian membuat keputusan berdasarkan informasi terbaru. Selain itu, manajer yang menangani rantai pasok juga dapat mengumpulkan dan berbagi data produksi dari pasar untuk membuat keputusan yang tepat tentang jumlah stok dan produksi.
- Penggunaan Perangkat Pemrosesan (Processing Tools)
Ada berbagai tahapan yang harus dilalui sebelum membuat keputusan, antara lain persiapan, penataan, pembuatan, dan pengelolaan. Persyaratan data untuk setiap tahapan tersebut tentu berbeda-beda. Jika organisasi berinvestasi di bidang perangkat lunak intelijen bisnis (business intelligence software), maka organisasi tersebut dapat memilih, menganalisis, dan menerjemahkan data secara leluasa untuk menentukan terbaik bagi organisasi.
- Pelaksanaan Kolaborasi (Collaboration)
Mayoritas organisasi melibatkan departemen dan pihak pemangku kepentingan (stakeholders) saat menentukan keputusan. Itulah sebabnya teknologi dapat dimanfaatkan sebagai alat kolaborasi sehingga semua pihak yang terlibat dalam pengambilan keputusan dapat berkumpul dan mendiskusikan proyek terbaru, misalnya pengembangan produk baru atau strategi pemasaran yang lebih efektif.
Bagaimana Teknologi Memengaruhi Proses Pengambilan Keputusan?
Implementasi teknologi dapat membantu meningkatkan produktivitas bisnis dengan berbagai cara. Beberapa contoh pengaruh teknologi terhadap aktivitas organisasi, antara lain:
- Melacak Efisiensi Kinerja Karyawan
Pemantauan produktivitas dan efisiensi Sumber Daya Manusia (SDM) dapat mendukung kesuksesan organisasi. Penggunaan teknologi dapat membantu menganalisis kinerja SDM dan mengidentifikasi SDM yang sedang berjuang atau menunjukkan kinerja buruk. Selain itu, teknologi yang tepat dapat memandu departemen SDM untuk mempekerjakan SDM kompeten atau menemukan cara meningkatkan kepercayaan SDM agar semakin proaktif dan produktif.
Kini, organisasi dapat menggunakan berbagai perangkat teknologi, seperti monday.com dan Workplace Facebook untuk berkomunikasi dengan karyawan dan melacak kinerjanya secara teratur. Teknologi dapat mengidentifikasi kebiasaan para karyawan malas dan mengungkapkan tindakan pelanggaran hukum, misalnya membocorkan informasi perusahaan atau mendeteksi penyimpangan lainnya.
Identifikasi bermasalah dari segi tenaga kerja membuat organisasi bisa lekas mengambil keputusan tentang pendistribusian beban kerja, alokasi sumber daya, dan cara penyelesaian pekerjaan yang lebih efisien.
- Meningkatkan Kualitas Produk dan Pelayanan
Keberhasilan bisnis bergantung pada kemampuan organisasi menghadapi persaingan. Integrasi teknologi ke dalam bisnis bermanfaat untuk meningkatkan kualitas produk atau memberikan layanan ekstra kepada para pelanggan sehingga meningkatkan pangsa pasar jadi semakin luas. Kehadiran teknologi akan membantu organisasi mengidentifikasi dan menerapkan ide-ide baru. Selain itu, organisasi juga dapat menganalisis respons pasar, meningkatkan nilai yang menjadi dasar visi misi, serta meningkatkan produktivitas sambal mempertahankan jiwa kompetitif.
Organisasi dapat memanfaatkan perangkat untuk merangkum feedback sosial seperti BuzzSumo, umpan balik pelanggan, atau melacak angka penjualan untuk melihat produk yang omzetnya paling baik. Selain itu, data penjualan historis juga dapat membantu menyiapkan lonjakan permintaan musiman atau periode lambat sehingga organisasi dapat menyiapkan sumber daya dan menjadwalkan SDM secara efektif.
Dukungan teknologi juga dapat dimanfaatkan untuk mengelola pemesanan dan menetapkan harga produk, membuat keputusan stok dan pemasaran, serta menyeimbangkan inventaris bisnis. Hal ini memungkinkan organisasi untuk meningkatkan perencanaan, desain dan pengembangan produk, serta keputusan pemasaran berdasarkan data yang berhasil diperoleh.
- Manajemen Aset
Perangkat manajemen aset digital dapat membantu mengelola peralatan dan memantau sumber daya yang dimiliki organisasi. Wawasan tentang aset bisnis beserta targetnya merupakan data berharga yang dapat dimanfaatkan untuk mengurangi biaya atau merampingkan proses produksi.
Oleh sebab itu, organisasi perlu melacak dan mengontrol asetnya untuk mendeteksi titik lemah yang dapat mempengaruhi produktivitas. Informasi penting seputar aset dapat membantu mengevaluasi sumber daya organisasi, memangkas pengeluaran yang tidak perlu, dan meningkatkan pengambilan keputusan tentang pembelian dan proses operasional. Pelacakan aset yang tepat dapat membantu mengidentifikasi hal-hal yang tidak sesuai ekspektasi atau tidak memberikan Return On Investment (ROI) yang baik. Sehingga nantinya organisasi bebas memutuskan untuk mengganti hal tersebut atau tidak.
Keberadaan database terpusat memudahkan perhitungan penyusutan aset dan membantu organisasi menentukan keputusan tentang perawatan rutin atau penggantian aset. Di samping itu, data yang dikeluarkan juga dapat membantu organisasi memutuskan akan menerima klien baru atau tidak, menentukan jadwal pengiriman secara akurat, dan menyelamatkan karyawan dari risiko stres kerja akibat peralatan yang tidak memadai atau berbahaya.
Pengalaman saja ternyata belum cukup bagi tim manajemen bisnis untuk mengantisipasi konsekuensi dan risiko dari setiap pilihan bisnis. Implementasi teknologi dapat membantu proses pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang akan berdampak positif bagi organisasi. Hal ini dapat diintegrasikan dengan proses bisnis yang ada untuk merampingkan proses operasional dan meningkatkan kinerja serta produktivitas di organisasi.
