Strategi manajemen risiko yang efektif penting memungkinkan perusahaan mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman proyek (Strength Weakness Opportunity Threat atau SWOT). Perencanaan tentang prediksi kejadian tak terduga membuat perusahaan siap merespon jika prediksi tersebut menjadi kenyataan.
Untuk memastikan kesuksesan proyek, perusahaan harus mampu melakukan penanganan dengan cara mengidentifikasi, mengurangi, dan menghindari risiko. Manajer proyek harus memahami manfaat manajemen risiko, karena pelaksanaan proyek bergantung pada perencanaan, persiapan, hasil, dan evaluasi demi mencapai tujuan strategis.
Perencanaan untuk Mencapai Kesuksesan
Perencanaan manajemen risiko berkontribusi pada keberhasilan proyek melalui pembuatan daftar risiko eksternal dan internal. Rencana tersebut biasanya mencakup risiko yang teridentifikasi, peluang kejadian, dampak, serta tindakan mitigasi yang disarankan. Risiko berskala kecil biasanya berdampak kecil atau tidak sama sekali terhadap biaya, jadwal, atau kinerja. Risiko berskala sedang menyebabkan beberapa peningkatan biaya, gangguan jadwal, atau penurunan kinerja. Sementara itu, risiko berskala sedang cenderung menyebabkan peningkatan biaya yang signifikan, gangguan jadwal, atau masalah kinerja yang serius.
Menjalin Komunikasi Efektif dengan Pemangku Kepentingan
Untuk memastikan bahwa proyek berjalan lancar, manajer proyek wajib mengkomunikasikan rencana kepada pihak sponsor proyek, pemangku kepentingan (stakeholder), dan anggota tim. Tindakan tersebut membuat pihak-pihak yang mendanai proyek bisa menetapkan ekspektasi yang akurat, sehingga proyek bisa berjalan lancar selangkah demi selangkah tanpa gangguan serius. Proses mengidentifikasi, menghindari, dan menangani risiko penting untuk memastikan bahwa karyawan dapat merespon tantangan yang muncul secara efektif.
Memaksimalkan Hasil Sesuai dengan Tenggat Waktu
Peluang kesuksesan proyek akan semakin besar jika perusahaan mampu meminimalkan dan menghilangkan risiko negatif sehingga proyek bisa selesai tepat waktu. Manajer proyek yang tidak memiliki strategi manajemen risiko rentan mengalami masalah di kemudian hari. Sebaliknya, strategi manajemen risiko yang efektif memungkinkan perusahaan memaksimalkan keuntungan sekaligus meminimalkan pengeluaran dari segi aktivitas yang tidak menghasilkan laba atas investasi. Melalui analisis secara rinci, pemimpin mampu memprioritaskan pekerjaan yang berkelanjutan berdasarkan hasil meskipun harus menghadapi rintangan.
Bersikap Proaktif Bukan Reaktif
Rencana manajemen risiko memungkinkan manajer proyek untuk bersikap proaktif dalam mengantisipasi bahaya yang belum muncul. Inisiatif tersebut tentu jauh lebih bermanfaat daripada harus menghadapi bahaya tanpa persiapan memadai. Tim proyek dapat mengambil risiko yang telah diidentifikasi dan mengubahnya menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk mengurangi risiko. Langkah-langkah tersebut selanjutnya bisa diwujudkan menjadi rencana yang lebih besar. Dengan begitu, rencana besar tersebut bisa diimplementasikan pada momen yang tepat untuk meminimalkan waktu henti proyek.
Evaluasi Proyek Secara Keseluruhan
Tindakan evaluasi keberhasilan proyek penting agar hal-hal baik dalam proyek tersebut bisa diimplementasikan pada proyek berikutnya. Nilai-nilai keberhasilan proyek dapat mengurangi kemunculan masalah sekaligus memaksimalkan potensi perusahaan. Salah satu contohnya yaitu manajemen risiko yang fokus mengembangkan dan menerapkan program pelatihan untuk menciptakan kesadaran tentang keamanan internet, termasuk phishing, virus, dan pencurian data. Jika risiko kebocoran data perusahaan menurun, maka inisiatif manajemen risiko tersebut telah membuahkan kesuksesan bagi perusahaan. Sebaliknya, risiko kebocoran data yang stagnan atau meningkat menunjukkan bahwa program pelatihan harus diperbaiki.
Kesuksesan perusahaan tentu tak lepas dari perbaikan berkesinambungan di segala aspek. Oleh sebab itu, implementasi manajemen risiko harus bersifat fleksibel sesuai dengan tujuan perusahaan, krisis, dan perubahan tren pasar, sehingga perusahaan selalu berpeluang meraih kesuksesan proyek sesuai ekspektasi.
