Penerapan Governance, Risk, and Compliance (GRC) tidak cukup hanya dengan menyusun kebijakan, memperbarui prosedur, atau menggunakan teknologi pendukung. Tantangan sesungguhnya adalah memastikan seluruh anggota organisasi memahami, menerima, dan menerapkan prinsip GRC dalam pekerjaan sehari-hari. Di sinilah agen perubahan atau change agents memiliki peran penting.
Agen perubahan merupakan individu yang membantu mendorong, mengomunikasikan, dan memperkuat perubahan di lingkungan kerja. Dalam implementasi GRC, mereka menjadi penghubung antara strategi manajemen dan karyawan, sehingga perubahan tidak berhenti sebagai kebijakan formal, tetapi berkembang menjadi budaya kerja yang bertanggung jawab.
Mengapa Implementasi GRC Membutuhkan Agen Perubahan?
GRC mengintegrasikan tata kelola, manajemen risiko, dan kepatuhan untuk membantu organisasi mengambil keputusan secara bertanggung jawab. Namun, perubahan cara kerja seringkali menghadapi tantangan, seperti kurangnya pemahaman, kebiasaan lama, komunikasi yang tidak efektif, atau anggapan bahwa GRC hanya menjadi tanggung jawab divisi tertentu.
Agen perubahan membantu mengatasi tantangan tersebut dengan menjelaskan tujuan perubahan menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan contoh yang dekat dengan pekerjaan karyawan. Mereka juga dapat menyampaikan masukan dari lapangan kepada manajemen agar kebijakan yang diterapkan lebih relevan dengan kondisi operasional.
Pentingnya keterlibatan seluruh organisasi sejalan dengan prinsip ISO 37301:2021 tentang sistem manajemen kepatuhan. Standar ini menekankan perlunya kepemimpinan, tanggung jawab yang jelas, komunikasi, pelatihan, serta evaluasi berkelanjutan untuk mendukung kepatuhan yang efektif [1].
Memilih Agen Perubahan yang Tepat
Agen perubahan tidak harus selalu berasal dari jajaran pimpinan. Karyawan yang dipercaya rekan kerjanya, memiliki kemampuan komunikasi yang baik, dan menunjukkan integritas juga dapat menjalankan peran tersebut.
Dalam implementasi GRC, perusahaan dapat memilih perwakilan dari berbagai divisi, seperti operasional, sumber daya manusia, teknologi informasi, keuangan, manajemen risiko, dan kepatuhan. Keterwakilan lintas fungsi membantu memastikan pesan GRC menjangkau berbagai bagian organisasi.
Selain memiliki pemahaman yang memadai tentang GRC, agen perubahan perlu mampu mendengarkan, menjelaskan informasi secara sederhana, menerima masukan, dan membantu rekan kerja menghadapi perubahan. Mereka juga harus memahami batas kewenangannya serta mengetahui kapan suatu masalah perlu diteruskan kepada fungsi yang berwenang.
Membekali Agen Perubahan dengan Pengetahuan dan Dukungan
Penunjukan agen perubahan saja tidak cukup. Perusahaan perlu memberikan pembekalan agar mereka memahami tujuan implementasi GRC, kebijakan yang berlaku, risiko utama, serta perilaku yang diharapkan dari karyawan.
Pembekalan dapat dilakukan melalui pelatihan, diskusi kasus, simulasi, dan sesi tanya jawab dengan tim GRC. Materi sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan setiap divisi agar agen perubahan mampu menghubungkan prinsip GRC dengan aktivitas kerja nyata.
ISO juga menekankan pentingnya kompetensi dan pengembangan kemampuan dalam sistem manajemen kepatuhan [1]. Karena itu, agen perubahan perlu memperoleh informasi terbaru, akses kepada pihak yang kompeten, serta dukungan manajemen ketika menghadapi pertanyaan atau hambatan yang tidak dapat mereka selesaikan sendiri.
Menggerakkan Perubahan melalui Komunikasi dan Keteladanan
Agen perubahan dapat mengadakan diskusi singkat, membagikan panduan praktis, mengingatkan prosedur penting, dan membantu menyebarluaskan pembelajaran dari insiden yang telah dievaluasi. Komunikasi sebaiknya berlangsung dua arah agar karyawan dapat menyampaikan kekhawatiran maupun usulan perbaikan.
Namun, perubahan tidak akan bertahan jika hanya disampaikan melalui pesan dan pelatihan. Pimpinan perlu memberikan teladan dengan mempertimbangkan risiko, mematuhi kebijakan, dan menunjukkan integritas dalam pengambilan keputusan. Basel Committee on Banking Supervision menekankan peran manajemen senior dalam menerapkan strategi, sistem manajemen risiko, budaya risiko, dan pengendalian yang selaras dengan arahan dewan [2].
Agen perubahan juga perlu membantu menciptakan lingkungan yang aman untuk melaporkan potensi pelanggaran. Dengan demikian, karyawan dapat melihat GRC sebagai sarana perlindungan dan perbaikan, bukan sekadar alat pengawasan.
Mengukur Dampak dan Menjaga Keberlanjutan
Keberhasilan agen perubahan perlu dinilai berdasarkan dampaknya, bukan hanya jumlah kegiatan yang dilaksanakan. Perusahaan dapat memantau pemahaman karyawan, partisipasi dalam pelatihan, kualitas pelaporan insiden, penyelesaian tindakan perbaikan, dan konsistensi penerapan prosedur.
Evaluasi tersebut membantu perusahaan mengetahui hambatan yang masih muncul dan menentukan dukungan tambahan yang diperlukan. Pendekatan ini sejalan dengan prinsip evaluasi dan peningkatan berkelanjutan dalam sistem manajemen kepatuhan [1].
Pada akhirnya, agen perubahan bukan pengganti tanggung jawab pimpinan atau fungsi GRC. Mereka adalah penggerak yang membantu menghubungkan kebijakan dengan perilaku nyata. Dengan pemilihan yang tepat, pembekalan yang memadai, dan dukungan organisasi, agen perubahan dapat memperkuat penerapan GRC serta membantu membangun budaya kerja yang sadar risiko, berintegritas, dan patuh.
Daftar Referensi
[1] International Organization for Standardization (ISO). ISO 37301:2021 — Compliance Management Systems: Requirements with Guidance for Use. 2021. Tersedia di: https://www.iso.org/standard/75080.html.
[2] Basel Committee on Banking Supervision (BCBS), Bank for International Settlements (BIS). Revisions to the Principles for the Sound Management of Operational Risk. 2021. Tersedia di: https://www.bis.org/bcbs/publ/d515.htm.
[3] The Institute of Internal Auditors (IIA). The IIA’s Three Lines Model: An Update of the Three Lines of Defense. 2020. Tersedia di: https://www.theiia.org/en/standards/documents/.
